Je vous propose le retour d’une conférence présentée à Agi’Lille 2021 dédiée à la pratique des OKR, Objectives & Key Results.

L’orateur de cette conférence nous donne d’abord le contexte de sa mission et pourquoi il s’est tourné vers les OKR.

Il travaille pour une entreprise canadienne de prêt à porter qui faisait face à plusieurs problématiques. La DSI était divisée en silos, les équipes de développement devaient faire face à des contraintes données par l’IT en même temps que des besoins produit des équipes marketing, sans organisation précise sur la priorisation de ceux-ci. Les échanges étaient compliqués entre équipes métiers et DSI.

Un nouveau directeur intègre la DSI et demande de stopper les développements sur les projets de BUILD et de travailler exclusivement sur la stabilisation des différents produits. 

La solution proposée est de prendre exemple sur les OKR.

Qu’est ce qu’un OKR ?

Les Objectives & Key Results sont apparus dans les années 70 chez Intel grâce à Andy Grove, ancien CEO de l’entreprise. 

Comme son nom l’indique, c’est une méthode utilisée pour définir des objectifs et suivre les résultats de ceux-ci. Un OKR doit être un Objectif ambitieux qui indique la direction vers laquelle on souhaite progresser. Il doit aussi comporter des Key Results, résultats accompagnés de leurs métriques permettant de vérifier que vous êtes sur la bonne trajectoire pour atteindre l’objectif en question.

Ils sont utilisés aussi bien dans de grandes entreprises comme Google et Youtube que dans des startup à petite échelle.

 Nous allons voir plus bas de quelle manière ils sont créés pour qu’ils soient efficaces.

Tout d’abord, observons comment les objectifs affectent les efforts au quotidien

• Ils enlèvent tout superflu pour se diriger dans une seule direction à la fois

• Un objectif est en général ambitieux mais réaliste, pas trop peu engageant

• Réussir un objectif est toujours très satisfaisant !

Attention à ne pas tomber dans certains pièges lors de la création de ceux-ci :

• Si vous vous donnez un objectif pour une tâche que vous menez à 100% tous les jours et qu’il reste le même, vous allez tomber dans le mode automatique. L’intérêt d’en créer un objectif est limité.

• Si vous créez un objectif familier, que vous avez déjà pu réaliser auparavant, sans grand changement dans la façon de le faire pour y arriver, vous allez réutiliser vos connaissances, et ici aussi l’intérêt devient limité.

En revanche, si vous créez un objectif qui sort de votre quotidien et qui est nouveau pour vous, cela demande de la créativité, cela vous sort de votre zone de confort !

Il faut trouver des Objectifs engageant et motivants

Les objectifs doivent être :

• spécifiques et pertinents

• difficiles et ambitieux, mais raisonnables

• accompagnés et sources de feedback

Nous devons définir ces objectifs en fonction de résultats clés, qui doivent être mesurables. Attention, les objectifs doivent eux rester non quantifiables.

Vos objectifs doivent être assez ambitieux et raisonnables :

• Si vous atteignez 100% de l’objectif, celui-ci est trop simple

• Si vous atteignez 45% ou moins, celui-ci est trop complexe

Vous devez réussir à tendre vers les 100% des résultats clefs liés à l’objectif sans pour autant les dépasser.

Ceci est intéressant car on peut faire un parallèle avec les équipes SCRUM. Beaucoup d’équipes SCRUM se donnent pour objectif minimum d’atteindre 100% de la vélocité projetée en début de chaque sprint, en mettant presque de côté l’objectif de sprint défini par les PO. Ces équipes ont plus tendance à “sécuriser” cet objectif des 100%, plutôt que le Sprint Goal. L’équipe ne doit pas se sentir pénalisée de ne pas avoir réalisé tous les points du sprint backlog, mais doit se concentrer sur l’objectif du sprint, centré sur le produit et défini par les PO. Elle essaiera même de se challenger sur le nombre de points en début de sprint.

Les OKR sont une balise guidant les équipes à chaque trimestre

L’un des principes est de partager ses objectifs et de les rendre visibles par le reste de l’entreprise. Cela motive d’avoir un objectif connu de tous plutôt qu’un objectif tenu secret.

Chaque trimestre, les équipes font le suivi de ces OKR, notent le pourcentage d’accomplissement et décrivent ce qui les a empêché d’atteindre les 100%.

Il y a différents types d’objectifs. Les objectifs individuels, de l’équipe et de l’entreprise par exemple.

Prenons pour exemple une équipe de football :

Ici, chaque type de poste possède un objectif. Attention le schéma ci-dessus est un piège et ne correspond pas à une bonne pratique des OKR. Nous pouvons voir que les objectifs du Head Coach sont directement impactés par les résultats des équipes en dessous. Les objectifs doivent être définis par l’équipe sans influencer les autres. 

La propagation des OKR au sein de l’entreprise

Le comité de direction construit la vision de l’entreprise et les parties prenantes élaborent la tactique au travers plusieurs OKR stratégiques de l’année. Ces OKR sont communiqués au reste de l’entreprise. Chaque direction ou équipe produit va à son tour sur son périmètre définir des OKR sur une plus courte période (par trimestre par exemple) qui pourront influencer et aider à atteindre les OKR stratégiques définis. Les différentes directions échangent pour s’aligner et être cohérentes entre elles. Enfin, chaque équipe définissent elles-mêmes et avec l’approbation de la direction ses propres OKR permettant de contribuer à ceux de leur direction.

Des suivis trimestriels et annuels de ces objectifs sont réalisés. Attention, les OKR ne sont pas un outil managérial !

Les super pouvoirs des OKR

Voici les super pouvoirs des OKR présentés rapidement :

1. Le focus et l’engagement sur les priorités

2. Être Aligné et connecté pour travailler en équipe

La transparence et la collaboration sont primordiales. Il faut rendre les OKR publiques au reste de l’entreprise.

3. Mesurer pour responsabiliser. Les OKR sont rythmés par les données, ils sont en réévaluation continue. Lorsqu’un OKR est en danger car plus n’est plus viable/utile dans le contexte, il faut le réaligner avec des actions

4. Atteindre l’incroyable

5. Les OKR poussent les limites 

Attention tout de même, ce n’est pas une formule magique. Il faut un délai avant de voir des résultats.

Bilan de l’utilisation des OKR

Retournons maintenant dans les équipes de notre orateur. Voici les changements adoptés lors de la première année.

Le PO s’assure maintenant de la cohésion entre les équipes de développement et marketing. Il est garant de la roadmap et porte-parole des OKR de l’équipe.

La roadMap est communiquée à chaque sprint, et la valeur n’est plus oubliée lors de la priorisation des sujets. L’utilisateur est de nouveau un objectif central.

Les objectifs construits la première année ne sont pas assez engageants, et n’apportent pas ou peu de business value. D’autres objectifs n’étaient pas quantifiables comme “Bâtir une équipe de solides professionnels, motivés et enthousiastes” ou trop complexes comme “livrer des produits sans défauts ».

Les équipes peuvent créer des OKR et doivent être formées et guidées par le management. Il ne faut pas oublier que les OKR doivent impacter l’expérience utilisateur.

J’ai trouvé la conférence intéressante car elle balaye les points fondamentaux qui constituent les OKR ainsi qu’une expérience concrète de mise en place de ceux-ci. Si vous souhaitez aller plus loin, John Doerr, à l’époque commercial chez Intel, a écrit un livre sur comment les adopter. 

Vous pouvez le trouver facilement en ligne en français : 

Mesurez ce qui compte : Comment Google, Bono et la fondation Gates ont révolutionné le monde grâce à la méthode OKR

 et en version originale 

Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs

Il a aussi présenté un Ted Talk intéressant au lien suivant : https://www.youtube.com/watch?v=L4N1q4RNi9I

Vous pouvez aussi avoir un retour très détaillé de Tiphanie Vinet sur ses projets avec les OKR https://vimeo.com/405373365

Je vous recommande ce livre si le sujet vous intéresse et que vous souhaitez en savoir plus après la lecture de cet article. Il décrit précisément les bonnes et les mauvaises pratiques des OKR et divers retours d’expériences sur leur utilisation dans de grandes entreprises comme Google, Intel, Youtube et la Fondation Gate. Certains chapitres s’intéressent aussi à de petites startup qui ont connu le succès en partie grâce à l’adoption des OKR.