Je vous propose un retour d’expérience sur l’OKARI, l’outil créé par KIABI pour accompagner leurs équipes dans une transformation agile réussie.

Le service informatique de Kiabi comporte plus de 25 squads agiles

OKARI V1

L’OKARI (Objectives Kpi Agility Ressources Innovation) permet :

• De noter le niveau de maturité d’une squad
• D’évaluer le chemin de progression
• De s’auto-évaluer à la suite des actions prises

Voici les détails de ce processus imaginé et  mise en place en 2019

Tout d’abord, le Scrum Master ou Flow Master pour les squads Kanban évalue seul le niveau de maturité de son équipe.

Kiabi propose pour cela un tableau représentant différents thèmes comme l’état du Product Ownership, celui de la Vision Produit, des Itérations ou encore des Equipes. 

Le Scrum Master va donner une note devant chaque pratique entre 0 et 5, où 0 représente Jamais et 5 Toujours. Voici quelques exemple de pratiques à évaluer :

Product Ownership

•  Les Users Stories respectent le concept INVEST et s’insèrent dans une itération
• Le Product Owner affine et bonifie le backlog à chaque itération

Vision Produit

• L’équipe interagit de manière proactive avec d’autres équipes pour résoudre les obstacles
• L’équipe répond de manière fiable à 80%-100% de la Business Value engagée par rapport à la RoadMap

Etat des itérations

• L’équipe appliquer les critères d’acceptation et le DOD pour valider les US
• L’équipe a une vélocité ou un débit prévisible qui est utilisé pour l’estimation et la planification

Un score total ressort par catégorie qui permet d’obtenir facilement et rapidement une vision des forces et des axes d’amélioration à mettre en place par chaque squad.

L’OKARI est un outil qui évolue. Le premier bilan 2019 de l’outil a montré plusieurs améliorations possibles dans celui-ci.

Les objectifs des équipes n’étaient pas mis au premier plan dans la démarche d’accompagnement. Voici le constat sur les différentes facettes de l’outil :

•  L’OKARI doit s’adapter à chaque équipe
• L’évaluation n’était faite que par le Scrum master et non les différents représentants de chaque domaine (PO, Expert technique, etc…)
• Etre Agile, ce n’est pas cumuler des pratiques agiles
• Il n’y avait aucun lien avec les objectifs de l’entreprise

De ce constat, une nouvelle version du OKARI a vue le jour dont voici les principes :

• L’agilité n’est pas une fin en soi
• L’équipe doit être au service des objectifs et des enjeux de l’entreprise
• Il faut s’adapter à chaque équipe
• Nous pouvons proposer une boite à outils aux différentes équipes
  

OKARI 2020 (OKARI V2)

Un atelier basé sur les Agile Topics cards est créé.

Lien : https://blog.crisp.se/2015/10/08/jimmyjanlen/agile-topics-card-deck

Vous pouvez vous en servir pour d’autres ateliers. Ces cartes se prêtent très bien au format Lean Coffee, qui est un atelier court de 30 minutes dans lequel on échange autour des thèmes présentés sur des cartes tirées au hasard ou non. Le but est d’échanger au maximum les connaissances entre les participants.

En seulement 1h30, l’équipe pourra choisir les thèmes sur lesquels ils peuvent travailler, et les moyens à mettre en œuvre pour arriver aux objectifs. Il est rappelé que l’agilité n’est pas une fin en soi, mais plutôt un moyen d’atteindre les objectifs.

Les Objectifs de cet atelier sont :

• Mieux comprendre les objectifs DSI 2020
• Faire l’état des lieux des pratiques de l’équipe
• Identifier ensemble les axes d’amélioration
• Sélectionner les moyens (Agiles ou non) pour progresser
• Créer une vision et une roadmap pour l’équipe

Voici un exemple des Agile Topics Cards :

Avec cette nouvelle version, OKARI apporte aux équipes l’amélioration continue, la découverte de nouvelles pratiques, une implication plus forte des équipes et favorise les échanges entre elles.

OKARI est aussi un guide complet pour les coachs Kiabi afin de leur permettre de développer et adapter leurs techniques de coaching.

Les Coachs ont ainsi accès à :

• Des techniques de suivi et de coaching équipe
• Un accompagnement personnalisé
• Une priorisation des thèmes d’accompagnement
• A une roadmap d’accompagnement

Enfin une roadmap nous a été partagée :

• L’outil veut se rapprocher des OKR (Objectives, Key, Results)
• Ajouter plus de moyens pour les équipes RUN
• Ajouter plus de moyens d’équipes externes
• Adapter OKARI pour des petits projets
  

Je pense que cet outil créé par KIABI permet de répondre à différentes problématiques que peuvent rencontrer les entreprises possédant un grand nombre d’équipes informatiques. Les coachs ont créé leur propre solution de coaching et de transformation agile de l’entreprise, s’éloignant d’autres outils et frameworks connus sur le marché comme l’agilité à l’échelle, qui peut être très complexe à adopter. Ici les équipes se focalisent sur l’essentiel pour s’améliorer en continu, partagent avec les autres équipes de l’entreprise, et les coachs peuvent facilement suivre les 25 équipes.

A noter que l’OKARI a été créé en partie lors de nos sessions de coaching de coach, et que sa version 2020 sera bientôt disponible sur H@❤️️ !