Une Rétro à quoi ca sert?

Si l’on regarde à la pratique de la rétrospective dans le sens SCRUM du terme, cette cérémonie est au centre de l’inspection et adaptation de la manière dont l’équipe travaille. Mais que l’on travaille en agilité (SCRUM) ou pas, il est toujours utile de se poser pour faire le point sur la période qui vient de se passer et d’en tirer des enseignements (positifs ou négatifs) afin de rentrer ou continuer dans une démarche d’amélioration continue.

Les fondamentaux d’une rétrospective

La rétrospective est là pour aider à améliorer le collectif, il ne faut donc pas qu’elle se transforme en session de règlement de compte ou de chasse à la sorcière, surtout si elle est effectuée après un incident ou problème majeur (les anglophones l’appelleront alors « Post Mortem ».

La rétrospective à pour but d’évoquer les problèmes rencontrés aussi bien que les événements positifs, afin de trouver avec l’équipe des actions d’amélioration qui peuvent être lancées rapidement.

Il faut cependant faire attention à ce que l’équipe ne soit pas trop gourmande dans son amélioration continue. Il vaut mieux embarquer peu d’actions mais être sur de pouvoir rapidement juger de leur efficacité plutôt que d’en embarquer une grande quantité. Dans ce dernier cas, il arrive souvent que les effets positifs de certaines actions ne soient pas dissociable par action… de fait, comment savoir si notre action est réellement efficace?

Nous ne pouvons que vous conseiller, également, de varier le sujet de la rétrospective. Parfois les équipes pourront se focaliser sur toute la période écoulée, parfois elles se concentreront uniquement sur les aspects qui ont posés problème durant celle-ci (ex: la définition de terminé, les environnements, la relation avec les autres équipes…).

Il est ensuite, bien sur, extrèmement important de garder une trace de ces actions, ainsi que de leur assigner un responsable afin de s’assurer qu’elles seront suivies. Pour ce faire, on ne peut que recommander de faire en sorte que les actions soient SMART. (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporelle). L’utilisation d’un référentiel accessible par toute l’équipe est généralement une bonne idée pour tenir à jour la liste des actions d’améliorations en cours.

Par où commencer?

La première chose à prendre en compte est la capacité de l’animateur à s’approprier un support ou type de rétrospective, la seconde sera la capacité de l’équipe a accepter la modalité d’animation. Il arrive que, malgré l’aisance de l’animateur à animer des rétrospectives métaphoriques, l’équipe ne soit pas prête à rentrer dans cette métaphore. C’est pourquoi, il est important de connaitre les rétrospectives de base (non graphiques) aussi bien que les rétrospectives imagées. 

Il faudra, bien sur, avant toute chose, que l’animateur mette en place un climat bienveillant. Il peut, de ce fait, introduire l’atelier avec une phrase du type: « Nous sommes ici pour débattre sur des idées, pas sur des personnes », « Soyons dur avec les sujets mais tendre avec les individus » ou même « Ce qui se passe en rétrospective, reste en rétrospective ». 

Les rétrospectives de base

La plupart des rétrospectives de base utilisent le principe des 4 ou 5 axes. 

4 axes: ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné, ce qu’il faut changer, ce qu’ill faut garder. La rétrospective KISS en est un très bon exemple.

5 axes: plus, moins, on garde, on arrête, on commence. La rétrospective Starfish est l’exemple type.

Cependant, il existe une rétrospective encore plus simple, que l’on qualifie chez Nextoo de rétrospective de base. Cette dernière propose à l’équipe de placer sur un axe temporel des post-its sur lesquels ils décrivent un événement de la période écoulée. Ces post-its sont placés au dessus de la flèche si positifs, en dessous si négatifs. L’équipe discute de l’impact des événements et les déplace ensuite un nouveau tableau présentant un axe d’impact (les plus gros impacts vers le haut, les plus petits vers le bas).

L’équipe discute alors, en commençant par les éléments de plus gros impacts, des actions qu’ils pourraient mettre en place pour ne plus reproduire le problème/événement ou pour maximiser les éléments bénéfiques. On place alors les post-its représentants ces actions dans le tableau en prenant en compte l’impact de l’action sur l’axe vertical et la difficulté de mise en oeuvre sur l’axe horizontal (les plus faciles à droite, les plus difficiles à gauche).

Une fois que plusieurs actions sont présentes, on peut alors voir en haut à droite du tableau les « Quick wins » qui seront les actions que l’équipe sera le plus à même de mener à bien pour la prochaine rétrospective.

Les rétrospectives plus avancées.

Dés lors que l’exercice de la rétrospective commence à rentrer dans les habitudes de l’équipe, on peut envisager d’aller vers des animations plus métaphoriques. On peut alors commencer à utiliser des images et graphiques. C’est là qu’on va retrouver les rétrospectives telles que la plupart de celles listées dans l’encart en bas de page.